Changement de prestataires de titres restaurant : quelques conseils clés pour sauter le pas

Même si cela peut sembler laborieux, un changement de prestataire de titres restaurant peut s’avérer essentiel voire clé : de nouveaux bureaux, une nouvelle situation géographique, un changement dans l’organisation et le télétravail... Autant de raisons qui peuvent vous pousser à décider qu’il est temps de faire un appel d'offres. Ce parcours peut finalement se passer tout en douceur à condition d’être bien accompagné. Vous trouverez ici quelques conseils pour mener à bien cette mission.

3 raisons de changer de prestataires de titres

Tout d’abord, commencez par évaluer les raisons qui vous poussent à remettre en question votre système actuel. Nous en avons dénombré trois principales :

• Se moderniser et gagner du temps

Le chèque restaurant papier c’est avant tout une gestion lourde pour vos équipes RH. Peu moderne, peu pratique, pas très écologique et un peu risqué (manipulation d’argent direct), le passage à la carte restaurant est l’alternative à privilégier. Simple d’utilisation, dépense au centime près, suivi des données de consommation des salariés : digitaliser la restauration d’entreprise devient simple pour vos équipes.

• Insatisfaction avec le prestataire actuel

Un onboarding difficile, une technologie dysfonctionnelle, une assistance aux utilisateurs pas satisfaisante : autant de raisons qui peuvent jouer en la défaveur de votre prestataire actuel de carte restaurant ou même de restauration d’entreprise. Si c’est le cas, un changement s’impose.

• Se tourner vers une solution hybride, titres restaurant + restauration collectif

Vous avez changé de locaux, vos salariés ont changé leurs habitudes de travail, vous souhaitez proposer une solution plus adaptée au travail hybride à vos collaborateurs et remettre l’accent sur la vie au bureau, le sentiment d’appartenance, le collectif… par exemple en donnant accès à vos salariés à un RIE. Autant de raisons suffisantes pour lancer un appel d’offre et regarder ce que le marché peut vous offrir.

II. Comment gérer la transition tout en douceur ?

A. Rechercher et sélectionner le bon prestataire

En premier lieu, établissez une liste exhaustive de critères. Votre prestataire doit pouvoir cocher cette liste sans difficulté. Ensuite, prenez le temps de comparer les offres. Demander des présentations précises, des références et du temps avec un commercial pour vous permettre de faire un choix éclairé.

Enfin, évaluez avec les différents prestataires le timing pour la mise en place de la nouvelle offre. Quel sera le délai ? A partir de quand vos employés vont pouvoir utiliser leur nouvelle offre ? Enfin, et ce point devra être central dans votre choix, pensez à évaluer l’accompagnement proposé par les différents prestataires, certes sur la phase critique de l’onboarding mais également tout au long de l’année. Votre futur prestataire doit être un partenaire d’exception avec un support client dédié et à l’écoute, bien formé, bien dimensionné. Vous devez pouvoir vous appuyer sur lui pour répondre aux équipes et aux collaborateurs si des problématiques ou des questions se posent. Et mieux, compter sur lui pour le faire à votre place.

B. Bien combiner le restaurant collectif avec les titres-restaurant

Vous avez trouvé votre nouveau prestataire de restauration d’entreprise et vous avez porté votre choix sur une solution de restauration hybride.

Pour créer la combinaison la plus avantageuse entre un restaurant collectif et les titres restaurant, vous devrez :

• si c’est un Restaurant Inter-Entreprise, faîtes fonctionner la subvention ‘restauration collective’ au RIE, plus avantageuse pour les salariés de 1 à 2 euros par repas. Et donc limiter le nombre de titres-restaurant attribués en conséquence pour que le total des subventions attribués sur le mois soit supérieure au nombre de jours travaillés
• si vous déménagez dans des bureaux qui sont équipés d’un restaurant d’entreprise, il vous faudra également utiliser la subvention restauration collective au restaurant et les titres restaurant quand les salariés ne sont pas présents au bureau, les jours de télétravail par exemple. Cela permet de maintenir un équilibre vertueux entre les deux systèmes, et d’avoir dans votre restauration un niveau de fréquentation suffisant pour son bon fonctionnement. Là encore, la combinaison de ces deux systèmes, si complémentaires, est de respecter l’obligation légale de ne pas attribuer à chaque salarié plus de subventions que de jours travaillés.

C. Préparer le terrain en interne et déployer en toute sérénité

Vous devrez revoir votre politique d’attribution des titres restaurant pour créer une combinaison harmonieuse entre une restauration en RIE par exemple et les titres restaurant.

Après avoir partagé ce choix en CSE et pour faire connaître votre nouvel avantage ou le changement, déployez un plan de communication RH interne. Newsletter, webinar d’utilisation, inciter les managers à communiquer auprès de leurs équipes, mettre en place une boîte à questions et une FAQ sur l’intranet : autant d’actions qui permettront d’évangéliser votre nouvelle solution auprès de vos collaborateurs !

Afin que la mise en place du nouveau système se déroule au mieux, assurez-vous qu’un plan de déploiement ait été réfléchi par votre prestataire. L’accompagnement doit être sur mesure et adapté à votre besoin. Nous conseillons de commencer par une réunion de lancement pour valider les échéances et le plan d’action et de poursuivre avec des points hebdomadaires de suivi de projet.

Réussir votre changement de prestataire, c’est d’abord rechercher et sélectionner votre futur prestataire. Ensuite, c’est préparer ce changement en interne en communiquant avec vos collaborateurs pour enfin, déployer votre nouvelle offre en toute confiance. Vous pouvez commencer par la liste de vos critères de sélection et entrer ensuite en contact avec les prestataires de votre choix ! Ces premiers pas vous permettront de lancer la machine en toute sérénité ! Pour aller plus loin, et s’assurer que les avantages soient bien perçus, utilisés et appréciés par vos salariés, consultez notre livre blanc à ce sujet.